Апостиль ( упрощенная форма легализации) — форма официального подтверждения документов для надлежащего признания их юридической силы во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.
Одного ведомства, которое бы проставляло штамп «апостиль» на документе, не существует. Места обращения зависят от того, где был оформлен сам документ, и от того, что вы хотите заверить — оригинал или копию.
Апостиль удостоверяет подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляющих документ.
Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех государств-участников Конвенции. Апостиль может не использоваться, если существуют правовые основания, отменяющие или упрощающие легализацию документа.
Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).
Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.
В странах, которые не входят в Конвенцию, документы понадобится заверять с помощью консульской легализации документов. Это, например, Канада, ОАЭ, Таиланд.
Важно! Российские документы без апостиля принимают страны, с которыми Россия заключила международные договоры о правовой помощи, и страны — участницы Минской конвенции. В этих странах можно предъявлять документы как обычно, максимум — с нотариальным переводом, если потребуется. Подтверждать их легализацию не нужно.
Есть также исключения! На документы, выданные дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями проставить апостиль нельзя.
Для предоставления государственной услуги проставления апостиля заявители представляют:
- заявление о проставлении апостиля;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- официальный документ (оригинал), подлежащий вывозу на территорию иностранного государства-участника Гаагской конвенции;
- документ об уплате государственной пошлины.
Отказ в проставлении апостиля допускается в случаях, если:
- документ не предназначен для вывоза за границу;
- на документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
- подпись должностного лица и (или) оттиск печати на документе не соответствует имеющимся в записях актов гражданского состояния;
- подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
- отсутствует четкое изображение оттиска печати на официальном документе;
- документ о регистрации акта гражданского состояния выдан другим субъектом Российской Федерации;
- документ требуется для вывоза в государство, не подписавшее Гаагскую конвенцию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года;
- не представлен документ, удостоверяющий личность заявителя;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Важно! Подпись руководителя органа ЗАГС и оттиск печати, содержащиеся на документе, должны быть отчетливыми.
Целостность документа не должна быть нарушена.
Документы не должны быть ламинированы, склеенными, имеющими исправления, ошибки, разночтения с записью акта гражданского состояния.
Если в документах обнаружены ошибки, следует как можно скорее получить дубликат, иначе дальнейшее проставление апостиля станет невозможным.
Проставленный на документе апостиль не имеет срока действия.
Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, не участвующие в Гаагской конвенции (Вам нужно предъявить российский документ за границей — в стране, где не применяется апостилирование и с которой у России не заключено соглашение о принятии документов без легализации).
Сам процесс консульской легализации регламентирован, он отличается в зависимости от страны-адресата.
При консульской легализации российский документ последовательно заверяют Минюст и МИД РФ, а также консульство страны, для которой документ легализуют.